5 причин, чому паперовий документообіг у минулому

Нещодавно ми відмічали Всесвітній день без паперу. Усім вже відомо, що побудувати ефективний процес управління будь-яким підприємством незалежно від сфери його діяльності, використовуючи рутинні процедури роботи з документами, неможливо.

Отже, паперовий документообіг поступово відмирає та стає архаїзмом. На думку більшості, хто вже запровадив ЕДО, можна визначити 5 основних причин цього процесу.

Причина 1. Оперативність та продуктивність роботи з електронними документами та звітами

Життєвий цикл документа у середньому становить 14 днів. 90% усіх паперових документів більшу частину часу передаються від одного співробітника до іншого. Виходить, що безпосередньо продуктивній роботі над документом приділяється всього лише 10% витраченого на нього часу.

При використанні ЕДО документи передаються від одного співробітника до іншого миттєво. Порівняйте: якщо при паперовому документообігу на доставку вхідної кореспонденції персоналу витрачається у середньому 5 год., при ЕДО – 5 хвилин. Час обробки документів скорочується на 90%!

На узгодження вихідної кореспонденції при ЕДО витрачається у 2,125 рази менше часу, ніж при паперовому документообігу.

Причина 2. Зручність та мобільність роботи з електронними документами

У системі електронного документообігу документи «не плодяться» і не дублюються. Існує один актуальний оригінал, який проходить шлях за заздалегідь визначеним маршрутом. Це означає, що при рецензуванні, обговоренні або затвердженні електронний документ миттєво потрапляє на наступний крок.

Працювати з електронними документами набагато зручніше, оскільки можна працювати дистанційно з будь-якого кутка нашої планети, не прив’язуючись до конкретного місця роботи.

До того ж, збільшується кількість творчих спеціальностей та професій, які не потребують проведення роботи на одному місці. Можна працювати де завгодно, якщо є інтернет та ноутбук: чи то в лісі, на морському чи океанському узбережжі.

Причина 3. Актуальність інформації

Майже 60% друкованих копій документів втрачають свою актуальність в той же день! Вони або одразу потрапляють у смітник, або залишаються лежати на столі «мертвим вантажем». Немає сенсу робити величезну кількість копій одного документа, адже це веде до нецільового витрачання коштів і призводить до плутанини у величезній кількості паперів.

Найактуальніша інформація зараз доступна в електронному вигляді. Не встигли урядовці прийняти та підписати якійсь закон – це вже висвітлено на професійних ресурсах, наприклад, на популярному інтернет-порталі України для бухгалтерів «Дебет-Кредит», тощо. До того ж, ця інформація вже структурована та прокоментована експертами.

Миттєво знайти необхідну інформацію можна й у Блозі бухгалтера чи у розділі Інформер М.E.Doc. В останньому випадку вам не доведеться навіть виходити з вашої улюбленої програми і шукати інформацію у браузері.

Ви не витрачаєте кошти на пошук інформації та її аналіз, а весь цей час працюєте (а отже – заробляєте).

Причина 4. Зберігання документів

Електронний документ, як і його копія, вважаються оригіналом документа за наявності обов’язкових реквізитів, зокрема, електронного підпису. Такі документи мають однакову юридичну силу (ст. 7 Закону України від 22.05.2003 р. № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг»).

Створення електронних архівів документів, а також їх резервних копій на різних майданчиках дозволяє таким архівам бути невразливими, а отже, захищеними від втрат інформації. Такий підхід до зберігання документів "застрахує" від одночасної втрати усіх архівів. До того ж, інформація може бути швидко відновлена.

Архівування електронних документів дозволяє значно скоротити місце для їх зберігання (на різних носіях інформації).

Інструкції щодо роботи з резервними копіями є на офіційному сайті у розділі технічних питань. Також є корисна та інформативна інструкція, як використовувати менеджер архіву програми M.E.Doc.

Причина 5. Екологія та ресурси

Нарешті суспільство почало замислюватися над збереженням дерев та зрозуміло, до чого призведе бездумна та нелегальна вирубка лісів.

Згідно з відкритими даними з одного дерева виробляють 12,5 тис. паперових аркушів. Але це лише 25 пачок паперу А4!

Тільки за вересень 2019 року наші клієнти зберегли майже 200 дерев, відправивши 2 466 779 електронних актів та рахунків. А якщо врахувати відправлені електронні накладні – ми допомогли зберегти 960 дерев.

Ліси є одним із головних ресурсів нашої держави (та й планети в цілому).

Зважте на те, що знищити дерево легко. А ось, щоб його виростити – потрібні роки.

Прогресивні бізнесмени усвідомлюють: для створення якісного продукту - слід максимально оптимізувати свої внутрішні бізнес-процеси для вивільнення ресурсів та уникнення затримок і помилок.

Якщо цінуєте свій час та віддаєте перевагу перегляду коротких та по суті відео про електронний документообіг, то підписуйтесь на YouTube канал розробника, де вже є добірка вебінарів про ЕДО – ЕДО talks.