Електронний документообіг в Україні

Що таке електронний документообіг та електронний документ? 

Електронний документообіг з'явився із поширенням комп'ютерів як більш вигідна економічна й екологічна альтернатива паперовому. У США та країнах ЄС ним активно користуються вже понад десяток років. В Україні ж електронний документообіг набирає популярності лише зараз, стаючи must have для бізнесу, а судячи з тенденцій, які ми спостерігаємо у 2019 році: курс на всеохопну диджиталізацію, держава у смартфоні, — і для держави також.

Зважаючи на загальні тенденції, розберімося разом із основними визначеннями, що входять до поняття електронного документообігу.

Електронний документообіг — це сукупність процесів створення, обробки, погодження, надсилання, отримання, а також зберігання електронних документів, що здійснюється у цифровому форматі. Основними елементами електронного документообігу є: 

• електронний документ;
• кваліфікований електронний підпис;
• позначка часу.

Електронний документ — це документ, інформація в якому створена та збережена за допомогою електронних даних, що генеруються комп'ютерними засобами. Підписують електронні документи кваліфікованим електронним підписом (КЕП), що надає йому юридичної сили. 

КЕП — удосконалений кваліфікований електронний підпис, який створюється з використанням засобу кваліфікованого електронного підпису і базується на кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа. Кожен КЕП має два ключі: секретний — який є лише у власника, ним накладається сам підпис, і відкритий ключ, за допомогою якого можна перевірити справжність накладеного електронного підпису.

Позначка часу фіксує дату та точний час, які присвоюються документові у момент підписання. При вирішенні судових спорів, вона гарантує його юридичну силу документу.  

Що потрібно для електронного документообігу? 

Перехід із паперового документообігу на електронний — процес поступовий, починається він з вольового рішення керівництва. І час цього переходу залежить від масштабу та особливостей бізнес-структури компанії. 

Крок № 1. Дослідити, які програмні продукти для електронного документообігу пропонують розробники. Linkos Group — розробник програми М.E.Doc, вебсервісу СОТА, підсистеми FlyDoc — пропонує як готові так і індивідуальні рішення для електронного документообігу, котрі враховують галузь, масштаб компанії, а також інші індивідуальні особливості бізнесу замовника. А ще мають найширший функціонал, зручний інтерфейс та можливості інтегруватись з обліковою системою. Після того, як ви визначились з потребами та обрали потрібне рішення, можна переходити до етапу впровадження електронного документообігу.

Крок № 2. Повідомити про перехід на електронний документообіг співробітників. За потреби, провести навчання. Впровадження ЕДО, насамперед, вплине на роботу бухгалтерів, що працюють з первинними документами, офіс-менеджерів, яким часто доводиться відправляти чимало документів, а ще на логістів, спеціалістів з продажів та підтримки, які працюють напряму з клієнтами. 
Серед найбільших страхів працівників щодо впровадження ЕДО: “Я стану непотрібним, доведеться вчитися новому, і так все добре працювало!” Особливості людської психіки такі, що нововведення сприймаються у 80% випадків негативно. Але переважну частину страхів та заперечень  можна зняти вже на самому початку проєкту детальними поясненнями та навчанням. У результаті переходу на ЕДО у працівників з'явиться час для цікавіших завдань. Адаптаційний період та мотиваційні стимули також позитивно вплинуть на процес переходу.

Крок № 3. Внести в облікову політику роботу з електронними документами.
Потрібно прописати в обліковій політиці перехід підприємства на електронний документообіг — внести зміни у регламент роботи, внутрішні процедури та повідомити про це персонал.

Крок № 4. Отримати кваліфікований електронний підпис (КЕП) для відповідальних осіб, зазвичай, це: головний бухгалтер, фінансовий директор, СЕО та інші. Якщо ви подаєте звіти до податкової, то у вас вже є КЕП, і ви можете його використовувати для електронного документообігу.

Як вище було зазначено, кваліфікований електронний підпис надає юридичну силу електронному документові, тобто робить електронний документообіг юридично значущим. Кваліфікований електронний підпис є рівноцінним аналогом рукописного і складається з унікальних криптографічних даних. КЕП дозволяє точно простежити момент (дату та час), коли було підписано документ, завдяки позначці часу, що ставиться на документ автоматично при підписанні акредитованим центром сертифікації ключів (АЦСК) КЕП. 

Отримати електронний підпис можна у АЦСК “Україна”, — найбільшого комерційного надавача електронних довірчих послуг, — зібравши відповідний комплект документів. А якщо у вас вже є КЕП, то продовжити його чинність можна онлайн на сайті, без черг та виснажливого очікування.

Крок № 5. Повідомити про перехід на ЕДО контрагентів. Коли обраний вами оператор електронного документообігу здійснить технічну реалізацію програми, проінформуйте  контрагентів щодо зміни формату роботи. Підготуйте листи, де докладно поясніть переваги, які отримають обидві сторони від роботи з електронним документообігом. Не обов'язково одномоментно переходити на ЕДО з усіма контрагентами. Якийсь час можна вести змішаний документообіг: частково — електронний, а частково — паперовий, що зробить перехід для працівників більш плавним. Протестуйте ЕДО у роботі спочатку з десятьма лояльними контрагентами, впевніться, що усі процеси добре відпрацьовані. А потім вже масштабуйте на решту. Так, адаптаційний період зведе до мінімуму стрес від нововведень. 

Типи та види ЕДО: внутрішній та зовнішній електронний документообіг

Системи внутрішнього документообігу забезпечують рух документів між підрозділами організації. У багатьох компаніях фінансові документи перед тим, як вийти назовні, мають бути погоджені з усіма відповідальними особами, наприклад, представником юридичної служби, главбухом, фіндиром. Завдяки можливості налаштувати ланцюг погодження, цей процес прискорюється в рази. Це значно спрощує переміщення та погодження документів, які часто потребують доопрацювання та внесення певних правок. 

На відміну від внутрішнього, зовнішній електронний документообіг забезпечує можливість обмінюватися юридично значущими документами з партнерами та контрагентами. Тобто це рух документів спрямований назовні. Сучасний сервіс документообігу має забезпечувати можливість інтеграції з обліковою системою користувача, завантаження чи створення документів, підтримку різних форматів електронних документів.

При зовнішньому документообігу кожен документ перед відправленням підписується кваліфікованим електронним підписом (КЕП) та шифрується на сертифікат контрагента, що забезпечує йому юридичну силу та захист від перехоплення сторонніми особами. 

Основні перепони для впровадження електронного документообігу

Компанії, які ще не перейшли на електронний документообіг, серед причин, що їх стримують, найчастіше називають такі: 

• контрагенти користуються різним ПЗ для ЕДО;

• не всі бухгалтери хочуть навчатися роботі з новим функціоналом;

• електронний документообіг, мабуть, коштує дорого.

Різне програмне забезпечення. Усі програмні продукти Linkos Group підключені до платформи стандартизованого обміну — ПТАХ, яка забезпечує інтероперабельність різних софтів для ЕДО. Це дозволяє контрагентам безперешкодно обмінюватись між собою. З іншого боку, M.E.Doc реалізував можливість погоджувати документи просто за посиланням, надісланим у будь-який месенджер чи на e-mail вашого контрагента. А це значить, що вашим клієнтам зовсім не обов'язково мати програмне забезпечення для електронного документообігу. При цьому усі вхідні документи безкоштовні.

Небажання вчитися працювати по-новому можна звести до мінімуму, якщо стимулювати працівників приємними бонусами. Наші фахівці проведуть навчання, де співробітники у доступній формі отримають усі необхідні знання. Спеціалісти M.E.Doc допоможуть впровадити ЕДО у поточні бізнес-процеси органічно, без кардинальних перелаштувань.

Окрім того, M.E.Doc пропонує рішення, що повністю інтегруються у програму, із котрою звик працювати бухгалтер. Тому із впровадженням електронного документообігу у такому варіанті працівникам не знадобиться перевчатися, вони продовжать працювати у звичному інтерфейсі з новими можливостями ЕДО. 

Мабуть, коштує дорого. Побутує хибна думка, що впровадження програм для електронного документообігу неодмінно коштує чимало, тому його можуть дозволити собі лише компанії з великими бюджетами. Так, зазвичай, стверджують ті, хто не рахував, у скільки обходиться його підприємству паперовий документообіг. І не порівнював цю цифру з ціною за ЕДО. 

Зокрема, розробник програми M.E.Doc, Linkos Group, пропонує низку рішень для бізнесу з різним масштабом. І якщо порахувати, скільки конкретне підприємство витрачає на паперовий документообіг, кур'єрські послуги, обслуговування принтерів і т. д. — переваги від впровадження та використання електронного документообігу очевидні. Адже ціна модулю програми для електронного документообігу M.E.Doc.Бізнес — усього 1 202 грн на рік! 

Наприклад, компанія АЦСК “Україна”, найбільший комерційний надавач електронних довірчих послуг в Україні, лише на купівлі паперу за три роки заощадила 646 674 грн. Детально з кейсом впровадження електронного документообігу на підприємстві можна ознайомитися за посиланням.  

Для великих компаній, яким потрібна інтеграція з власною ІТ-екосистемою, вартість впровадження електронного документообігу варіюється залежно від кількості додаткових технічних робіт.

Електронний документообіг в Україні - законодавче регулювання

У нашій країні електронний документообіг регламентується трьома законами: «Про електронні довірчі послуги», «Про електронні документи та електронний документообіг» і «Закон про бухгалтерський облік та фінансову звітність». Останній стосується безпосередньо первинних документів. Згідно з цими законами електронні документи мають таку ж саму юридичну силу, як і аналогічні паперові. Тобто, у разі податкових перевірок, судових слухань, тощо — достатньо надати документи в електронній формі. 

Відповідно до статті 5 «Закону про електронні документи та електронний документообіг» — електронним документом вважається лише той документ, який містить обов'язкові реквізити. 

Які ж обов'язкові реквізити мають бути у первинному документі згідно з законом «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»?

• назва документа (форми);
• дата, коли його створено;
• назва компанії, від імені котрої складено документ;
• зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
• посади осіб, що відповідальні за здійснення господарської операції та її правильне оформлення;
• особистий підпис або інші дані, за якими можна ідентифікувати особу, що брала участь у здійсненні господарської операції. 

Тож, як бачимо, для оцифрування немає жодних перепон і перевести в електронний формат можна будь-який документ, головне — дотримуватися закону.

Хто з великих українських компаній вже перейшов на ЕДО
Останніми роками спостерігається сплеск зацікавленості компаній до електронного документообігу. Уміння гнучко реагувати на постійні зміни, концентруватися на головному, пріоритезувати і креативно вирішувати комплексні завдання, виходять для менеджерів на перший план. 

Завдання «технологічного часу» змушують компанії змінювати свої підходи до командоутворення і кардинально перебудовувати поточні бізнес-процеси.

В реаліях конкуренції, що постійно зростає багато підприємств стикаються з необхідністю мотивувати своїх співробітників на досягнення цілей компанії. Більшість керівників ставлять перед собою завдання знизити витрати, збільшити ефективність бізнесу. ЕДО є одним з інструментів, що завдяки автоматизації, дозволяє утилізувати надлишкові процеси та цілковито перелаштувати внутрішню роботу. 

Для більшості сервісних та продуктових компаній ЕДО — це ключ до скорочення витрат, зменшення навантаження на співробітників рутинними процесами. У нашому портфелі реалізовані проєкти для: АЗС, фармацевтичних, промислових, ритейл, логістичних, видобувних та телеком-підприємств. 

Серед наших клієнтів такі відомі бренди як: “Епіцентр”, “Київстар”, SOCAR, Vodafone, Nissаn, ОККО, Amway та багато інших. Не дивно, що саме великі гравці першими цифровізуються. Вони, як ніхто інший, зацікавлені у інноваційних підходах та оптимізації, адже їхні бюджети на паперові документи — це мільйони гривень щороку. Майже кожна з таких компаній має фахівців з оптимізації, які аналізують кожну ділянку бізнесу та знаходять можливості відмовитись від технологічних архаїзмів.