вгору

Підписання документа співробітниками: інструкція користувача

04.10.2019

Шпаргалка бухгалтера

Електронний документообіг

З початку запуску нової можливість – Посилання на документ не минуло ще місяця, а функціонал набирає популярності у користувачів. Тому розробники М.E.Doc продовжують його вдосконалювати і, починаючи з оновлення 11.01.022, в програмі реалізовано функцію створення та відправки посилання на первинний документ для підписання співробітниками підприємства.
 

 

Це буде корисно у разі, якщо вам необхідно терміново підписати документ, а співробітник, чий підпис потрібен, не має доступу до відповідного програмного забезпечення для підписання е-документів. Наприклад, для підписання е-ТТН, внутрішніх документів підприємства (наказів, актів виконаних робіт тощо).
 

Розглянемо алгоритм, за яким здійснюється підписання первинного документа співробітниками.
 

1. Спочатку у розділі Первинні документи – Реєстр первинних документів обираємо первинний документ, який необхідно підписати. Наприклад, бухгалтер створює Акт виконаних робіт та підписує його. Після цього його необхідно підписати директору підприємства, якого на даний час немає на місці. Для цього скористаємось новим функціоналом.
 

2. На вкладці Наступні дії виконуємо команду Відправити документ для допідписання (Рис. 1).

 

Рис. 1
 

3. У вікні, що відкривається на виконання команди, обирається співробітник, якому потрібно відправити посилання на документ, e-mail та телефон (дані обираються з довідника Співробітники або заповнюються вручну – Рис. 2).

 

Рис. 2
 

4. За отриманим посиланням співробітник виконує підписання документа КЕП. Підписання здійснюється комплектом підписів, налаштованим у програмі для відповідного типу документів (Рис. 3)

 

Рис. 3
 

5. Статус документа у програмі синхронізується після прийому пошти. Документ, підписаний співробітником, набуває статусу Готовий до відправки (Рис. 4). Тепер цей документ можна відправити контрагенту або, якщо це внутрішній документ, прийняти до виконання.

 

Рис. 4
 

Також читайте у Блозі бухгалтера: