Що варто врахувати при впровадженні ЕДО

Здається, тільки байдужий не пише зараз про ЕДО. Різні матеріали можна знайти в інтернеті про запровадження ЕДО: що і як потрібно робити, як це спрощує та покращує роботу, переваги ЕДО, які програми обрати та безліч інших тем. Наші експерти з ЕДО надихаються з приводу популяризації цієї теми в Україні і працюють з ще більшою наснагою. Ще зовсім недавно було запущено власний YouTube–канал ЕДО Talks, присвячений ЕДО, а вже проведено два корисних вебінари. Постійну добірку наших матеріалів з даної теми читайте у Блозі бухгалтера.

Сьогодні ми підготували для Вас перелік кейсів, на які слід звернути увагу при запровадженні ЕДО. Як відомо, мудрий вчиться на чужих помилках, а не на своїх. Тому ми попросили наших провідних колег, які вже пройшли цей шлях і запровадили ЕДО, поділитися кейсами, яких слід уникати. Отже, у цьому матеріалі розглянемо “підводні камені”, яких слід оминати, та які недоліки враховувати.

І. Відсутність поетапного чіткого плану дій.

Безсумнівно, впровадження ЕДО спричинить оптимізацію бізнес-процесів, тому не потрібно хапатися за все відразу. Необхідно скласти чіткий план і слідувати йому. Крок за кроком, досягаючи поставлених цілей.

Такими кроками є: розробка власної інструкції з діловодства, отримання КЕП, обрання програмного забезпечення, і останнє, повідомлення партнерів та укладання договорів про використання ЕДО.

Читайте про, те що потрібно знати про законність ЕДО та поради для тих, хто ще вагається.

ІІ. Одночасна автоматизація всіх процесів.

Зазначимо, що автоматизація процесів - це лише засіб досягнення мети. А мета - оптимізація робочих процесів. ЕДО - це один із засобів оптимізації бізнес-процесів, пов’язаних з узгодженням та обміном документів, як внутрішніх, так і з зовнішніми контрагентами.

Для початку оберіть партнера, який поділяє Вашу думку і має бажання перейти на електронний документообіг. В пілотному варіанті запустіть роботу з обраним видом документів, наприклад, ТТН. І після того, як все буде налагоджено та відпрацьовано, масштабуйте цей процес на інших партнерів (контрагентів). Не бійтесь цього, бо рішення завжди є - і вони працюють. Наостанок приділіть увагу тим, хто не хоче або сумнівається. Для них у Вас буде “залізний” аргумент - досвід Ваш і Ваших партнерів, а крім того, і наші поради.

ІІІ. Саботаж працівників.

Неготовність працівників до змін - це одна із проблем, яку важко взяти під контроль і на яку впливає людський фактор. У будь-якій організації знайдуться люди, які не сприймають змін та не хочуть вчитися новому.

Щоб цього уникнути, необхідно зацікавити людей та запровадити навчання. Для цього, навіть, можна не витрачати кошти. Як приклад, безкоштовний контент на youtube-каналі про електронний документообіг EDO Talks. Якщо Ви маєте бажання, можна залучити сертифікованого спеціаліста, який детально все покаже і розкаже. 

Враховуючи те, що всі користуються електронною поштою (принаймні на роботі) та різними месcенджерами - працівників слід зацікавити новими можливостями і зручностями ЕДО. Мотивацією стане саморозвиток, набуття нових навичок.

Висновок. ЕДО перестає бути складним сервісом. Все більше компаній впроваджують його як технологічний, надійний, простий, доступний, зручний і недорогий спосіб обміну юридично значущими документами. Для впровадження необхідно лише Ваше бажання і рішучість.

Сподіваємось, що наші поради стануть Вам у нагоді. Приймайте правильні рішення, вчиться на чужих помилках. Зміни принесуть нові можливості і новий досвід. Команда M.E.Doc триматиме Вас в курсі нововведень та, у разі впровадження ЕДО, завжди прийде на допомогу.

Якщо виникли питання, зателефонуйте нам:

тел.: (044) 206 72 25, e-mail: [email protected].