Відправка посилання на документ представникам контрагента: інструкція користувачу

У M.E.Doc додана можливість згенерувати посилання на необхідний документ та відправити це посилання контактній особі контрагента на e-mail. Дана функція буде корисною у випадку, якщо  контрагент або його окремі контактні особи (наприклад, водій/експедитор перевізника) не може використати своє ПЗ для узгодження та підписання е-документа, або таке ПЗ у контрагента  відсутнє (наприклад, ФОП).

Ця функція доступна для первинних документів, які були відправлені у M.E.Doc, починаючи з версії 11.01.019. Отже, вчасно оновіть свою програму до останньої версії!

Відправити  посилання на документ можна як в автоматичному, так і в ручному режимі. Розглянемо детальніше.

Автоматичне створення та відправка посилання на документ

Автоматична відправка посилання на документ відбувається одночасно з відправкою безпосередньо самого первинного документа контрагенту автообробником або під час відправки вручну дією «Відправити документ».

Для автоматичної відправки посилання на документ необхідно:

1. Виконати попереднє налаштування контактних осіб, які повинні отримувати посилання, у розділі Контактні дані модуля Довідники – Контрагенти – Картка контрагента. Для цього до бази занесіть електронні адреси осіб – представників контрагента (Рис. 1) чи оберіть отримувачів із раніше занесених.

Рис. 1

2. У розділі Контактні дані обов'язково встановити опцію Відправляти посилання на документ (Рис. 2).

Рис. 2

3. Під час відправки документа програма M.E.Doc автоматично згенерує посилання на документ та відправить його на вказані у розділі Контактні дані e-mail.

Згенероване посилання та адреси, на яке воно було відправлене, наводяться на вкладці Відправлено контрагенту у вікні відправленого документа (Рис. 3).

Рис. 3

4. Представники контрагента зможуть переглянути, погодити або відхилити документ за отриманим посиланням (Рис. 4).

Рис. 4

У програмі є можливість збереження графічного відображення e-документа у вигляді PDF-файлу з накладеними на нього електронними підписами (далі – ЕП).

Отже, контрагент засвідчує виконання операцій з первинним документом за допомогою ЕП (Рис. 5).

Рис. 5

Ручне створення посилання на документ, який вже відправлено контрагенту

Для створення та відправки посилання на первинні документи  вручну необхідно:

1. У вікні Реєстр первинних документів виділити первинний документ, на який потрібно створити посилання. Перейти на вкладку Наступні дії та обрати команду Надіслати посилання на документ (Рис. 6).

1. Рис. 6

     Команда Надіслати посилання на документ також доступна у вікні відкритого документа.

2. Відкриється вікно Одержувачі посилання. Встановіть відповідні позначки у рядках з даними контактних осіб, яким необхідно надіслати посилання. Натисніть кнопку ОК (Рис. 7).

1. Рис. 7

2.   Дані контактних осіб можливо змінити/додати натисканням відповідних кнопок на панелі інструментів.

3. Під час відправки документа програма M.E.Doc автоматично сформує посилання та відправить його на вказані e-mail.

4. Після відправки посилання відкриється вікно з протоколом відправки (Рис. 8):

Рис. 8

5. Контрагент зможе переглянути, погодити або відхилити документ за отриманим посиланням (Рис. 4).

Таким чином, контрагент засвідчує виконання операцій з первинним документом за допомогою ЕП (Рис. 5).