вгору

Впровадження ЕДО: чому зараз?

10.07.2019

Електронний документообіг

Запровадити електронний документообіг (ЕДО) можна як на підприємстві, так і між контрагентами. ЕДО є одним з інструментів автоматизації бізнес-процесів, який дозволить суттєво зекономити час і кошти суб’єкту господарювання.

У матеріалі ми переконаємо Вас, що саме зараз – час для впровадження  ЕДО в рамках В2В (англ. business to business) – електронного документообігу між контрагентами. 

ЕДО оптимізатор бізнес-процесів компанії

На сьогодні перед кожним підприємством постає задача оптимізації як внутрішніх, так і зовнішніх бізнес-процесів своєї роботи. Одним із варіантів такої оптимізації є впровадження ЕДО, що дозволить суттєво зекономити не тільки грошові, інтелектуальні, а й часові ресурси.

До того ж, уже зараз електронна взаємодія з контрагентами підтримується: 

- законодавством; 

Про це свідчить низка нормативних актів, які приймаються державою для розвитку електронної взаємодії, наприклад останній наказ Мінінфраструктури від 03.06.2019 р. № 413 « Про затвердження Змін до Правил перевезень вантажів автомобільним транспортом в Україні» (стосується запровадження e-ТТН). 

- технологіями – це підтверджує розвиток продуктових рішень для ЕДО (М.E.Doc, СОТА, ПТАХ), що останнім часом наповнюють ринок. 

Переваги від впровадження ЕДО

Запроваджуючи будь-які нововведення, слід врахувати:

1) за який час будуть відшкодовані витрати.

Це означає, скільки часу буде потрібно для покриття витрат на проект. Отже, кожна компанія чи суб’єкт господарювання повинен для себе вирішити, що йому буде вигідніше і наскільки. 

2) чого більше у впровадженні нововведення: переваг чи недоліків. Почнемо рахувати переваги від впровадження ЕДО.

По-перше, це значна економія грошових та матеріальних ресурсів.

Зберігання електронних документів не потребує окремого приміщення (а, отже, і коштів на його придбання чи оренду); зменшення витрат на витратні матеріали (папір, конверти тощо), доставку, копіювальну техніку. Так, при архівному зберіганні документів в електронному вигляді економиться 80% ресурсів.

По-друге, економія людських та часових ресурсів. Процес узгодження електронних документів займає декілька хвилин часу, тоді як у паперовому вигляді ці документи іноді узгоджуються місяцями. І не потрібно наймати окремий персонал. За вас все зроблять засоби електронного зв’язку. До того ж, власному персоналу можна доручити більш кваліфіковану працю.

В цілому, ЕДО дозволяє зекономити 60% сукупного часу документообігу підприємства. Наочно – у Таблиці 1.

Таблиця 1

Процес

Час, що витрачається, при паперовому документообігу, год.

Час, що витрачається при ЕДО  

(з урахуванням часу на прийняття рішення), год.

Ефективність ЕДО з точки зору часу* 

Доставка вхідної документації персоналу

5

0,05

100

Доставка вхідної документації кінцевому споживачу

15

4

3,75

Ознайомлення з документом

20

1,5

13,33

Узгодження вихідної документації

17

8

2,125

*Показує, у скільки раз час на ЕДО менший від паперового документообігу.

По-третє, зростання продуктивності праці персоналу. Оскільки рутинну, некваліфіковану роботу щодо обробки документів (а вона, зазвичай, займає від 30 до 60% часу) за вас виконує машина. 

Спеціалістами було проведено дослідження, згідно з яким при запровадженні ЕДО продуктивність праці персоналу зростає до 25%.

І найголовніше, ЕДО дозволяє оптимізувати бізнес-процеси:

1) документи зберігаються в електронному вигляді, в уніфікованому форматі та вчасно передаються в архів; 

Важливо! Документ неможливо втратити, завжди є резервна копія в електронному вигляді. Можна надати доступ до неї у  підрозділах компанії, і для цього не потрібно виїжджати на місце.

2) швидка обробка інформації, її прозорість; 

3) високий рівень інформаційної безпеки;

4) вчасна актуалізація даних та її передача;

5) гнучкість у роботі з людськими ресурсами;

6) підвищення оперативності прийняття управлінських рішень.

ЕДО для партнерів

Впровадження ЕДО позитивно впливає і на контрагентів (партнерів), тобто тих, з ким ви безпосередньо стикаєтесь у бізнесі. А саме:

  1. зменшуються витрати (як безпосередньо ваші, так і ваших партнерів);
  2. підвищується якість обслуговування та лояльність до вашого продукту (послуг) замовників;
  3. підвищується швидкість реагування (в режимі реального часу) на запити та потреби  бізнес-середовища;
  4. створюються ефективні ділові комунікації, зростає обізнаність про вашу компанію серед майбутніх бізнес-партнерів, замовників тощо;
  5. зростає привабливість Вашої компанії для інвестицій на міжнародному та внутрішньому ринку;
  6. зростає якість Вашої продукції (оскільки прогресивні технології, використані для створення Вашого продукту, позитивно впливають в цілому і на його якість).

https://lh4.googleusercontent.com/rbgOtuSTUeaNM9My47ofnlF3vXsnRh047T8dHJycS_Nr6yFn1lUJ-jD74LCgLGP9Q_GdsHoExyfTyrEOyS4MQlAlc3co2R-9R3b5urOQr0PbKA16ijq4wfUS9e-tGEDGrvE4THap  У розробці М.E.Doc є цікаве рішення для забезпечення Ваших партнерів   можливістю перегляду та підписання електронних документів, навіть без використання будь-якого програмного забезпечення. Зацікавились? Чекайте на наші подальші публікації. 

Що у перспективі?

І на завершення зазначимо, що за даними ESPRIT (European Strategic Program on Research in Information Technology – програми ЄС, спрямованої на прискорення і розширення досліджень з використання інформаційних технологій), близько 80% е-комерції належить моделі В2В.

Як зазначають експерти, український ринок електронного бізнесу та комерції є перспективним. Зокрема, йдеться про таку модель В2В як інформаційна та торговельна взаємодія між компаніями через Інтернет. 

Продовжує поглиблюватися міжнародний поділ праці. Тепер підприємства не тільки купують в один одного продукцію, а й  спільно працюють над її створенням. Тому е-комерція моделі В2В наразі має особливе значення, формує довготривалі партнерські відносини між підприємствами у рамках різних проектів.

Якщо ми Вас переконали запровадити ЕДО, телефонуйте за номером: (044) 206 72 25 або пишіть на e-mail: pm@edi.com.ua.