Впровадження ЕДО на підприємстві: досвід “ЦСК “Україна”

“ЦСК “Україна” — найбільший комерційний кваліфікований надавач електронних довірчих послуг, який обслуговує власників понад чотирьох мільйонів сертифікатів КЕП з усієї України. І, звісно, компанія, що надає електронні послуги, сама має бути взірцем їх використання, зокрема й електронного документообігу. 

Тож, як давно центр сертифікації особистих ключів відмовився від паперових документів на користь електронного документообігу, про особливості переходу, заощаджені ресурси, отримані переваги та роботу із запереченнями з боку контрагентів, що виникали на перших порах, — читайте у цьому матеріалі.  

Що спонукало відмовитися від паперових документів та запровадити документообіг на підприємстві?

Зважаючи на постійне збільшення кількості клієнтів, а відповідно й кількості пакунків документів, котрі потрібно щомісячно підписувати тисячами, пропечатувати, пакувати, перехід на ЕДО був необхідністю. Другою причиною — було катастрофічне зменшення площі архіву. Крім того, на пошук потрібного документа чи відповіді на запит щодо надання інформації для контролюючих органів потрібно було витратити декілька днів. 

Хто ініціював впровадження електронного документообігу?

Ініціаторами виступили самі працівники бухгалтерії. Із кількістю клієнтів, що збільшувалася в геометричній прогресії, для ефективної роботи потрібно було або наймати ще кількох бухгалтерів, і, відповідно забезпечувати їх робочими місцями і технікою, щоб це все працювало, або якось докорінно змінити процес роботи завдяки оцифруванню — перейти на електронний документообіг. 

Яке програмне рішення було обрано для ЕДО?

Оскільки бухгалтери давно працювали у програмі M.E.Doc, для них її інтерфейс був зручним і звичним. Тому, коли у ній з'явилася можливість обмінюватися первинними документами, питання вибору рішення не стояло. 

Реакція контрагентів на ЕДО

ЦСК розпочав надсилати документи в електронному вигляді у серпні 2013 року. Про перехід на ЕДО компанія заздалегідь повідомила контрагентів. Пункти щодо обміну документами винятково в електронному форматі містилися в рахунках фактурах та актах приймання-передачі. 

Але на перших порах телефони бухгалтерії центру сертифікації ключів були гарячими від дзвінків. На той час, хоча й був закон “Про електронні документи та електронний документообіг”, багато моментів викликали сумніви через нечітко прописані законодавчі норми. Тому чимало контрагентів нервували й вимагали паперових копій. Співробітникам доводилося вести роз'яснювальну роботу, розтлумачувати закон та навчати партнерів, як працювати з ЕДО. 

Ситуація докорінно змінилася у листопаді 2014 року, коли було ухвалено закон “Про затвердження Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання”, котрий і вніс ясність у питаннях, які раніше викликали складнощі в інтерпретації.

Загалом контрагенти доволі швидко освоїли роботу з електронними документами та сповна оцінили їхні переваги. 

Чи використовують сьогодні в ЦСК “Україна” паперові документи?

Звісно, перехід на електронний документообіг процес поступовий. І якийсь час “ЦСК “Україна” вела змішаний документообіг. Тобто, більшість документів були в електронному вигляді, але частка паперових — теж використовувалася. Але завжди є клієнти, яких ані законністю, ані зручністю, ані економічною вигодою неможливо переконати, тому доводиться дублювати документи в паперовому вигляді. Проте сьогодні вже більшість — 99, 9% компаній — отримують акти, рахунки і т. п. винятково в електронному вигляді. 

Економічні й екологічні переваги від впровадження електронного документообігу в цифрах 

Кожному контрагентові бухгалтер “ЦСК “Україна” надсилає три документа: рахунок-фактура, акт та податкова накладна у двох екземплярах. Якщо говорити про паперовий обмін, то це — чотири аркуші. 

На купівлі паперу за три роки було заощаджено 646 674 грн 

2016 рік — надіслано 373 561 документ = 1 120 683 аркуші = 199 449 грн

2017 рік — надіслано 395 421 документ = 1 186 263 аркуші = 236 028 грн 

2018 рік — надіслано 442 041 документ = 1 326 123 аркуші = 236 028 грн

Збережено 428 дерев

За даними Google, у середньому з одного промислового дерева — береза, дуб, ялина, — можна отримати 17 пачок паперу по 500 аркушів кожна. 

Якщо перевести кількість паперу у дерева, то за:

• 2016 рік збережено 132 дерева;

• 2017 рік збережено 140 дерев;

• 2018 рік збережено 156 дерев.

Трудогодини зекономлені на погодженні паперових документів

604 години або 75 робочих днів на рік = майже 4 робочих місяців

Переваги, які отримала компанія, окрім економії ресурсів 

1. Можливість відстежувати статуси документів, зокрема:

• час створення;

• час редагування;

• час надсилання;

• час отримання;

• час підписання.

Так бізнес-процеси, пов'язані з документообігом стали прозорими для будь-яких зацікавлених осіб — власників, керівництва, потенційних інвесторів.

2. Швидкість обробки документів 

Електронний документ завжди заповнюється, надсилається (за необхідності — коригується, дублюється) набагато швидше, ніж паперовий. Ця перевага електронного документообігу є головною.

Скорочення часу роботи з документами дозволило бухгалтерам “ЦСК “Україна” сконцентруватися на більш важливих завданнях.

3. Конфіденційність інформації та надійне збереження даних

Доступ до електронних документів захищено паролем, на відміну від паперового документа, де немає жодного захисту, коли він потрапляє до чужих рук. Також можна встановити різні права доступу до тих чи інших документів для певних категорій користувачів. Окрім того, є можливість резервного збереження інформації на різних носіях, що гарантує збереження даних.

4. Зручний пошук даних

Пошук потрібної інформації з ЕДО став незрівнянно швидшим у порівнянні з пошуком даних, записаних на паперових носіях.

5. Відсутність потреби у приміщеннях для архівів

Із впровадженням електронного документообігу автоматично зникла потреба в приміщеннях для розміщення паперових документів. Усі електронні документи містяться на серверах.