Що таке архівування первинних документів в M.E.Doc та навіщо воно потрібне?

12:23 04-01-2019
Переглядів: 97

АРХІВУВАННЯ ДОКУМЕНТІВ

Переміщення первинних документів у архів дозволяє зменшити обсяг даних, що обробляються у програмі, та пришвидшує її роботу.

Документи, що були перенесені до архіву, видаляються з бази даних програми і зберігаються на жорсткому диску комп`ютера у архівних файлах.

 

Зверніть увагу!

Зменшення фактичного розміру самої бази даних не відбувається, зменшується тільки обсяг даних, завдяки чому збільшується швидкодія програмного комплексу.

Щоб мати можливість переглядати записи про первинні документи, що знаходяться в архівній базі, необхідно завантажити файл архіву у програму. Записи про архівні документи (завантажені у програму) відображаються у модулі Реєстр первинних документів.

 

Файли архівів документів можуть знаходитись у двох станах: підключений до бази програми та відключений. Архівні документи, що знаходяться у архіві, підключеному до програми, доступні для перегляду, друку та експорту у модулі Реєстр первинних документів. Якщо архівна база відключена – користувачі можуть лише переглядати записи про архівні документи у Реєстрі первинних документів.

 

Дії з архівними документами обмежені – можливий лише перегляд, експорт та друк у разі підключення архіву до основної бази.

Видалення файлу архіву з диску комп`ютера призведе до втрати даних про архівні документи.

У разі пошкодження або втрати основної бази документів, також будуть втрачені відомості про архівні документи.

 

Налаштування архівації документів:

  1. Перейдіть у розділ Адміністрування – Архівування документів.

  2. Активуйте функцію архівування, встановивши опцію Архівування періодів. Якщо опція не встановлена, архівування не виконується.

При встановленій опції Архівування періодів документи, для яких встановлюється стан обробки Архів, будуть автоматично переміщуватися із бази програми у існуючі файли архівів, згідно з встановленими налаштуваннями архівування. Встановлення стану обробки Архів виконується у Реєстрі первинних документів по команді контекстного меню Помістити в архів , або команді меню Файл – Помістити в архів.

  1. У полі За періодом зі списку оберіть період, за який будуть створюватись архівні файли: Місяць, Квартал, Рік.

  2. У полі Шлях зберігання архіву вкажіть каталог на жорсткому диску комп`ютера, в якому будуть зберігатися архівні файли.

  1. Для створення архівів натисніть кнопку Розпочати архівування.

  2. Відкриється вікно повідомлення:

Для продовження натисніть ОК.

  1. Будуть створені файли архівів відповідно до обраного періоду архівування. Наприклад, якщо обрано період місяць, буде створено файли архіву для кожного місяця, в якому існують відпрацьовані документи. До архіву переносяться документи, що мають стан обробки Архівний.

Після завершення архівування буде відображено протокол виконання операції.

  1. У вікні модуля відобразиться перелік архівних файлів, що були створені:

У розділі Документи, у колонках з (включно) і по (не включно) вказані діапазони дат виписки документів, що зберігаються у файлі архіву.

Якщо не знайдено жодного документу, що має стан Архів, буде виведено відповідне повідомлення, файл архіву створено не буде.

 

ЯК ПРАЦЮВАТИ З АРХІВАМИ

Додавання архіву

Щоб мати можливість переглядати записи про первинні документи, які знаходяться в архівній базі, необхідно завантажити файли архівів у програму. Записи про архівні документи (завантажені у програму) відображаються у модулі Реєстр первинних документів. Для архівних документів у колонці реєстру Архів проставляється
позначка
.

Для додавання архівів для перегляду у програмі натисніть кнопку Додати існуючий.

У вікні Відкриття файлу, що відкриється, оберіть файл архіву, який необхідно додати, та натисніть кнопку Відкрити.

 

Доданий архів відобразиться у вікні модуля. За замовчуванням доданий архів набуває стану Підключений, тобто документи, що містяться у файлі архіву доступні у Реєстрі первинних документів для перегляду, експорту та друку.

 

Додати можливо лише архів, що містить документи з кодом ЄДРПОУ поточного підприємства.

 

Видалення архіву

Для видалення архіву зі списку, оберіть рядок архіву та натисніть кнопку Видалити.

 

Відкриється вікно повідомлення:

Для підтвердження видалення натисніть Так.

Видалений архів не буде відображатися у списку вікна модуля, але залишається на жорсткому диску у вказаному каталозі.

Документи, що містяться у архіві, який було видалено, недоступні для перегляду у програмі.

 

Відключення та підключення архіву

Файли архівів документів можуть знаходитись у двох станах: Підключений до бази програми та Відключений. Архівні документи, що знаходяться у архіві, підключеному до програми, доступні для перегляду, друку та експорту у модулі Реєстр первинних документів. Якщо архівна база відключена – користувачі можуть лише переглядати записи про архівні документи у Реєстрі первинних документів. За замовчуванням доданий у програму архів набуває стану Підключений.

 

Для відключення архіву оберіть рядок архіву та натисніть кнопку Відключити.

 

Статус обраного архіву зміниться на Відключений, кнопка змінить назву на Підключити:

Документи, що містяться у відключеному архіві, доступні користувачам лише для перегляду загальної інформації про документ у вигляді записів у Реєстрі первинних документів.

 

Для підключення архіву до бази програми оберіть рядок відключеного архіву та натисніть кнопку Підключити. Документи, що містяться у архіві, стануть доступні користувачам у Реєстрі первинних документів для перегляду, друку та експорту.

 

Перенесення документів у архів

У Реєстрі первинних документів, документи, які знаходяться у файлах архівів, позначаються символом у колонці Архів.

До архіву можливо перемістити документи, що мають стан обробки Архів.

 

Для встановлення стану обробки Архів виділіть документ, чи групу документів у вікні Реєстру первинних документів, та оберіть пункт контекстного меню Помістити в архів або пункт головного меню Файл – Помістити в архів. Помістити в архів можливо будь-які документи.

 

Якщо у розділі Адміністрування – Архівування документів встановлена опція Архівування періодів, документи, для яких встановлено стан обробки Архів, автоматично переносяться у архівний файл. Після виконання команди Помістити в Архів, виводиться вікно повідомлення:

 

Для підтвердження перенесення документів у архів натисніть ОК.

Програма повідомить про завершення операції:

Переглянути список архівних документів у Реєстрі первинних документів можливо обравши фільтр Стан обробкиАрхів.

 

На вкладці Наступні дії для таких документів відображається повідомлення «Документ знаходиться в архіві <Ім`я файлу архіву>».

УВАГА! Документи, переміщені у архів, не зберігаються у резервній копії бази даних програми.