Как перейти на электронный документооборот с клиентами — кейс Work.ua и M.E.Doc

В апреле 2018 года украинский сайт поиска работы Work.ua перешел на электронный документооборот со своими клиентами. А это более 20 000 компаний за год. В электронную форму удалось перевести взаимодействие с 98% клиентов.

Операционный директор Work.ua Дмитрий Логинов подводит итоги этого решения и рассказывает AIN.UA, как избавиться от устаревшего бумажного документооборота без потерь и последствий, а с преимуществами для бизнеса.

Как было раньше

По правилам бухгалтерского учета всем клиентам, которые приобретают услуги необходимо отправлять счета и акты предоставленных услуг. Год назад мы отправляли эти документы в бумажном виде. Ежемесячно это было:

• 3000 отправленных актов;

• 90 часов на печать и отправку документов;

• 9000 листов А4 (18 пачек бумаги);

• 40 000 грн на отправку.

При этом документов с каждым месяцем становилось все больше, пакетов с конвертами на отправку — тоже, дальнейшие перспективы всего этого нас не радовали. Нужно было либо нанимать еще одного бухгалтера, чтобы это все работало в таком же виде, или как-то коренным образом изменить процесс. Мы выбрали второй путь и решили перейти на электронный документооборот.

В этой статье мы расскажем по шагам, как мы решали эту задачу, чтобы вы тоже могли перестать уничтожать бумагу и время и упростить процессы в вашей компании. Поехали!

Как перейти на электронный документооборот?

1. Выбор компании-партнера для обмена электронными документами

К сожалению просто отправлять документы по эл. почте клиентам нельзя. Документы должны быть заверены, чтобы иметь юридическую силу. Электронные документы, как и бумажные, подписываются, только это происходит не ручкой и печатью, а электронно-цифровой подписью. Поэтому, чтобы отправлять электронные документы, нужна компания-партнер.

У нас были такие критерии для выбора партнеров:

• Легкость использования для клиента (клиент уже используют программу-партнера или ее легко подключить).

• Возможность пакетной загрузки и отправки документов (мы за автоматизацию, чтобы можно было быстро отправлять хоть 100, хоть 5000 документов).

• С ним уже работают другие крупные компании.

В итоге мы выбрали 2 компании: M.E.Doc и «Вчасно».

• M.E.Doc — как основного партнера. Оказалось, что 80% документов мы отправляем плательщикам НДС, а почти у всех таких компаний уже установлена программа M.E.Doc — через нее они подают электронные налоговые накладные. Таким образом, большинству клиентов ничего не нужно было дополнительно делать, чтобы получать от нас электронные документы.

• «Вчасно» — мы выбрали как резервного партнера. Если у клиента не установлен M.E.Doc, то мы отправляем ему документы через «Вчасно», как через более простую и удобную систему для регистрации и начала работы на основе веб-сервиса.

2. Сбор данных для формирования актов и счетов

Чтобы правильно оформить счет и акт, нужно знать следующую информацию: наименование и стоимость услуг, правильное название клиента на укр. языке, ФИО руководителя, юр.реквизиты.

Все эти данные мы получаем автоматически с помощью API Opendatabot на основании выписки полученных платежей по кодам  ЕГРПОУ компаний или ИНН для ФЛП. А затем автоматически загружаем все необходимые данные в нашу CRM систему.

Также мы заодно узнаем, является ли клиент плательщиком НДС.

3. Автоматическое создание документов по собранным данным

Далее мы настроили единые шаблоны счетов и актов, которые подходят для всех клиентов. Формулировки мы сделали такие, чтобы их можно было формировать автоматически по данным, которые мы получаем на предыдущем шаге.

Например, в шаблоне не должно быть склонений имени руководителя.

4. Выгрузка созданных документов

Удобно, когда документы выглядят одинаково во всех системах электронного документооборота. Так проще их поддерживать в актуальном состоянии.

Мы создали свои шаблоны счета и акта в M.E.Doc через встроенный конструктор шаблонов и настроили выгрузку через xml-файлы.

Во «Вчасно» мы загружаем документы в pdf-формате.

5. Выбор компании для отправки документов

Для каждого клиента нам нужно решить, через какую систему отправить ему документы: через M.E.Doc или «Вчасно». Лучше всего, если мы можем выбрать подходящий вариант автоматически.

Для этого, на этапе загрузки данных мы определяем, является ли клиент плательщиком НДС или нет. Если он плательщик НДС, то он уже отправляет налоговые накладные в электронном виде и, скорее всего, у него установлен M.E.Doc (по нашей статистике так у 94% клиентов). Поэтому для плательщиков НДС мы по-умолчанию отправляем документы в M.E.Doc.

Если клиент неплательщик НДС, то наш менеджер связывается с ним и уточняет, как он хочет получить документы.

6. Массовая выгрузка и отправка документов

Когда мы научились автоматически выгружать документы для одного клиента, то решили настроить такую выгрузку для всех готовых документов сразу.

Теперь мы автоматически создаем акты для всех счетов, которые подходят под условия:

• счет оплачен;

• в реквизитах счета выбран вариант отправки (M.E.Doc или «Вчасно»);

• не создан акт по счету.

Затем мы массово выгружаем эти только что созданные документы в виде xml и pdf файлов в M.E.Doc и «Вчасно».

В M.E.Doc можно загрузить сразу все файлы, выбрав их в папке на компьютере. Во «Вчасно» мы загружаем zip-архив c pdf-файлами. Затем выбираем все загруженные документы, подписываем с помощью ЭЦП и отправляем клиентам.

После успешной отправки во внутренней CRM мы отмечаем у этих счетов признак «Документы готовы», чтобы повторно их не выгружать в следующий раз.

7. Работа с отклоненными документами

Часть документов не удается отправить через M.E.Doc клиентам, у которых не установлена эта программа. Какие-то документы отклоняют сами клиенты по разным причинам. Мы отслеживаем эти ситуации и исправляем, чтобы каждый клиент получил документы.

У нас в CRM бухгалтер может установить статус «отклонен» у акта и добавить комментарий. Менеджеры прозванивают клиентов с отклоненными актами и решают вопросы.

8. Юридические моменты

В принципе, на предыдущем шаге заканчивается процесс подготовки и отправки электронных документов. При этом, важно проговорить еще юридические моменты, чтобы отправляемые документы имели правовую силу.

Обмен электронными документами абсолютно не противоречит украинскому законодательству, о чем указано в Законах Украины «Про електронні документи та електронний документообіг» и «Про електронний цифровий підпис».

Чтобы все было по закону, нужно закрепить с клиентами договоренность об обмене документами в электронном виде. Мы внесли следующие пункты в условия использования сайта и шаблон договора с клиентами:

Что с результатами

Задачей внедрения электронного документооборота мы занимались 2,5 месяца и полноценно запустили его в середине апреля 2018 года. По результатам можно сказать, что внедрение прошло более чем успешно. 98% всех актов мы отправили в электронном виде. А это более, чем 20 000 клиентов за год.

В результате за 8 месяцев:

• Сэкономлено 175 000 листов бумаги (350 пачек);

• Сохранили примерно 14 деревьев;

• Потратили в 4 раза меньше времени на отправку документов.

• И сэкономили более 500 000 гривен на отправке.

Такие итоги превзошли все ожидания и доказали и нам, и нашим клиентам, что электронный документооборот — это выгодно, законно, просто, современно и экономно! И самое важное, что мы строим в компании процессы будущего, а не прошлого.